17 de febrero de 2015

Herramientas de gestión: Trello para abogados


Hace poco os hablamos del método GTD (Getting things done) para mejorar vuestra organización, vuestra productividad y por tanto vuestra vida, buscando liberarnos del estrés por medio de una disciplinada distribución de las tareas pendientes. Para lograr implementar este sistema, os comentamos la existencia de prácticas herramientas online y además, gratuitas, como por ejemplo Evernote o Trello. Hoy nos vamos a centrar en esta última, una estupenda aplicación que nos permitirá organizar nuestras tareas y si fuera preciso, hacerlo colaborativamente, ya que Trello es una herramienta para la gestión de proyectos tanto individuales como grupales.

No siendo un software específico para abogados, su utilidad para nosotros es muy elevada y, además, recordemos, es gratuito. Si tratamos cada caso que tengamos (contencioso o no) o cada cliente como un proyecto independiente, con su lista de cosas por hacer, Trello nos ayudará a de forma muy simple y visual, a saber siempre dónde estamos y qué nos queda por hacer. Aprender a manejarlo y conocer bien todas sus funcionalidades no nos llevará más de un par de horas, pero el tiempo que nos va a ahorrar y la posibilidad de usarlo colaborativamente con otros compañeros cuando somos varios los involucrados en un caso, hace que merezca la pena dedicarle ese ratito.

Trello se organiza en tableros o boards en inglés. Cada tablero puede ser un caso o un cliente, por ejemplo. Para crear un tablero nuevo, solo tienes que hacer clic en "New board" y ponerle un nombre a ese tablero, por ejemplo: testamentaría familia García Navarro. Lo siguiente es que cada tablero se organiza en listas. Por defecto aparecen siempre tres listas en cada nuevo tablero: to do, doing y done (por hacer, haciéndolo, hecho). Puedes renombrar o eliminar estas listas y crear las que desees, dándole el nombre que precises; tengamos por caso en nuestro ejemplo: documentación, herederos, cuaderno particional, bienes, tareas pendientes, etc... lo que tú decidas. El tercer paso es completar tus listas con tareas, las cuales toman la forma de tarjetas (cards). Por ejemplo, en la lista "documentación", puedes crear las siguientes: obtener certificado de últimas voluntades, testamento, etc.

Las tarjetas se muestran en las listas de forma compacta, pero en ellas se esconde un mundo de posibilidades. Cuando haces clic en ellas para desplegarlas, podrás acceder a las siguientes funcionalidades:
  • Añadir miembros
  • Añadir una checklist
  • Fijar un plazo
  • Añadir un archivo
Dispone además de una ventana de comentarios en la que puedes hacer anotaciones a modo de chat (si es un proyecto compartido) o como anotación para ti. 

Las tarjetas se pueden mover de una lista a otra simplemente arrastrándolas con el ratón. Podremos así fácilmente moverlas de "pendiente" a "terminada", por ejemplo.

Como hemos señalado, puedes crear tableros compartidos, ya sea con otros compañeros o profesionales o incluso, por qué no, con el cliente, si quieres que este esté informado del progreso de su caso y pueda acceder a la documentación compartida. Solo tienes que invitarlos por email y tendrán acceso exclusivamente a lo que tú determines.

Otra idea muy útil es crear un tablero para mensajes pendientes y compartirlo con tu compañero/a de despacho o con tu secreatario/a, de tal manera que anoten en éste los mensajes o recados que te lleguen cuando no estés en el despacho. Por último, algo muy interesante: Trello dispone de su app móvil, por lo que podrás acceder a él desde tu dispositivo móvil, en cualquier lugar y momento que lo precises.

En Youtube disponéis de múltiples tutoriales sobre Trello y son una manera más o menos rápida de aprender a manejarlo. Si os decidís a probarlo, tendréis que encontrar  la mejor manera de organizar vuestros tableros, listas y tareas, teniendo en cuenta la naturaleza de vuestro trabajo y vuestros proyectos.  ¡Esperamos vuestras impresiones!

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1 comentario:

  1. Mi pregunta es si la utilización de una herramienta así es compatible con la Ley de Protección de Datos. Gracias.

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