20 de enero de 2015

GTD para abogados


Esta semana empezamos en el blog con una recomendación bibliográfica, el famoso libro "Organízate con eficacia" de David Allen. El método de Allen es mundialmente conocido con las siglas GTD, que corresponden con el título en inglés: Getting things done. Es un método sencillo que funciona francamente bien para organizarse de forma productiva, sea lo que sea que tengamos que hacer en nuestra vida, profesional o personal. Está basado ni más ni menos que en el sentido común y aún así, muchos encontraréis que aplicar sus principios e incorporarlos a la rutina no es precisamente sencillo.

Como le pasa a la mayoría de la gente hoy en día, los abogados tenemos una abrumadora e inagotable lista de cosas y tareas pendientes. Pese a ella, algunos consiguen funcionar en su día a día con sensación de control; otros sin embargo, luchamos a diario con el estrés provocado por tener demasiadas cosas que hacer y sin embargo poco tiempo disponible. Plazos que cumplir, casos que estudiar, reuniones a las que acudir, formación en el Colegio... es simplemente demasiado.

Sin querer entrar en profundidad en los detalles del método en este post, pues para eso está el magnífico libro que hoy os recomendamos, os adelantamos que el sistema que propone GTD está basado en dos objetivos fundamentales:
  1. Recopilar todo lo que tengamos que hacer (ahora, mañana, importante, menos importante) en un sistema en el que podamos confiar para poder sacarlo de nuestra cabeza.
  2. Disciplinarse y establecer un método de toma de decisiones de tal manera que siempre tengamos un plan de "siguientes pasos o acciones" que podamos llevar a la práctica o bien renegociar con nosotros mismos en cualquier momento.
El primer punto es fundamental: anotar cada cosa pendiente de forma organizada en un lugar al que siempre podamos recurrir posteriormente para tomar decisiones respecto de las tareas por hacer (siguientes acciones). Apuntarlo para poder relajarnos. La segunda parte es muy importante: anotarlo todo en un  lugar (libreta, smartphone, etc) que tu cerebro sabe que chequearás periódicamente. Si no lo apuntamos, lo tendremos en la cabeza y nuestro cerebro no nos recuerda las cosas precisamente sólo cuando podemos realmente hacerlas. Y si lo tenemos en la cabeza, no podremos concentrarnos en  hacer lo que sea que toque en ese momento concreto porque estaremos pensando en todas las demás cosas que tenemos por delante. Y de ahí el estrés, la falta de atención y concentración, y por consiguiente, las distracciones (¿se os ha pasado alguna vez un plazo?). Si no lo anotas, pensarás que puedes olvidarte y tu cerebro no descansará. Por lo tanto, este primer paso es clave: incorporar el hábito de no confiar nada a la memoria, sacarlo de nuestra cabeza. La idea en cualquier caso es capturar, no almacenar.

La siguiente cuestión igualmente crítica es tomar las decisiones apropiadas respecto a qué hacer en cada momento del día. Todos tenemos más cosas que hacer de las que podemos ciertamente llevar a cabo. Simplemente tenemos que implementar un sistema que nos permita sentirnos bien respecto a las decisiones tomadas en cada momento. Para ello, es importante definir con precisión los proyectos y las distintas acciones que debemos tomar para poder ir aproximándonos a su cumplimiento y establecer recordatorios en un lugar que vayamos a revisar regularmente. Allen define la revisión semanal como el factor crítico del éxito.

Para poder implementar este sistema y sacarle el máximo partido, no nos basta con la agenda que cada año nos regala el Colegio ni con tener listas en distintas libretas o post-its. Es crucial ser organizado y dedicarle tiempo a dicha organización. Hoy en día hay herramientas en Internet que nos ayudarán a establecer nuestro propio método GTD. Evernote o Trello son dos grandes ejemplos (más sobre éstos en futuros posts). Y vosotros, ¿qué sistema o herramientas empleáis para organizaros con eficacia?

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