19 de diciembre de 2014

El email bajo control


La Navidad está ya aquí, a la vuelta de la esquina. Todos aflojamos el ritmo de trabajo, especialmente cuando comienzan las cenas o comidas de Navidad, las vacaciones de los niños, las compras de regalos... Y el despacho ¿quién lo atiende? El trabajo no se reduce, seguimos recibiendo correos que contestar, los plazos siguen corriendo y hay asuntos que estudiar. Hoy en el blog os vamos a proponer una sencilla práctica para gestionar al menos el email durante este periodo tan intenso.

Vamos a volver a apoyarnos en el blog The four hour week, en el que su autor, Tim Ferris, nos propone emplear los "autorrespondedores" para gestionar nuestro correo. Realmente desconocemos si en español tenemos una expresión para designar estos autoresponders, que son, ni más ni menos, los avisos automáticos que establecemos normalmente en periodos vacacionales para avisar a quienes nos escriben de que "Estamos fuera de la oficina". Informamos así a todo aquel que nos manda un email de que tales días no estaremos en el despacho y que no deben por tanto esperar una respuesta inmediata, sino que gestionaremos su correo a la vuelta de vacaciones.

Nadie ignora que el correo es una gran fuente de interrupciones hoy en día. Móvil, whatsapp, Facebook y email hacen a veces difícil sacar adelante el trabajo pendiente. Tenemos el impulso constante de comporobar nuestros iphones, blackberries u otros dispositivos para comprobar si tenemos nuevo correo. Ferris sugiere que, no sólo en vacaciones, sino de manera regular, el primer paso para controlar este impulso es activar un autorrespondedor. Ya en nuestro anterior post "5 hábitos improductivos a erradicar" proponíamos establecer ciertos momentos del día en los que dediquemos tiempo a leer el correo en lugar de estar permanentemente comprobando la bandeja de entrada.  Por ejemplo: a las 11:00 y a las 17:00. Y entre esas horas, permitimos que el correo se acumule, ¡sin más!
Aquí es fundamental, señala Ferris, "educar" a los demás en el sentido de enseñarles a respetar esos intervalos y, más difícil, disciplinarse uno mismo y obligarse a no comprobar el correo fuera de esas horas.

Para evitarnos el estrés o la preocupación que esta nueva disciplina os pueda ocasionar porque sentimos que debemos responder inmediatamente cada correo que nos llega, podemos activar un contestador o autorrespondedor. Esta es aproximadamente la propuesta de Ferris en su libro The four hour week (la hemos adaptado un poco al traducirla al español):

¡Gracias por contactarme/ por contactar con  XXX Abogados,
Debido a XXX, actualmente compruebo mi correo electrónico dos veces al día: a las 12:00 y a las 17:00.
Si se trata de un asunto urgente (por favor asegúrese de que efectivamente lo es) y no puede esperar a las 12:00 o las 17:00 horas, contácteme por favor en el teléfono XXX.
Gracias por su comprensión. Este sistema me ayuda a prestarle un mejor servicio.
Cordialmente,
XXX

Puede sonaros muy americano, pero no por ello (o precisamente por ello) deja de ser tremendamente práctico.  Cada uno puede crear su propia versión de esta misma propuesta. Estaremos encantados de conocer otras opciones.

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