13 de septiembre de 2013

Dropbox: ¿una buena opción para tu despacho?

Esta misma mañana charlaba con un compañero abogado sobre la tecnofobia generalizada y reinante en nuestro colectivo profesional. Es algo que el equipo de redes sociales hemos podido comprobar como profesoras del curso Abogacía 2.0 que impartimos online para el Colegio. El compañero en cuestión reconocía no estar muy al día en herramientas digitales. Sin  embargo, había empezado a usar Dropbox y reconocía las ventajas. Hemos comprobado entre nuestros alumnos que Dropbox se ha convertido en una de las herramientas más conocidas y usadas por los abogados. Y desde luego es una de las herramientas de almacenamiento en la nube más populares  en todo el mundo.

Las ventajas son evidentes:
  • Puedes acceder a los documentos que tengas allí almacenados desde cualquier ordenador. Ya no hacen falta pendrives, siempre puedes tener los documentos fácilmente accesibles.
  • Puedes compartir carpetas y documentos con otras personas. Si necesitas enviar constantemente documentos a un compañero, Dropbox os permite  tener una carpeta común donde compartir documentos, carpeta que se sincroniza de forma automática cada vez que hay un cambio.
  • Puedes acceder a los documentos desde tu smartphone

No obstante,  también hay limitaciones. La primera y más evidente es la del espacio que puedes usar para almacenar.  La versión gratuita de Dropbox tenía un límite inicial de 2 Gb, aunque para competir con Google Drive dicho límite fue ampliado  a 5 Gb . Una ventaja  de Google Drive frente a Dropbox es que el primero permite que varios usuarios editen el documento o presentación de forma simultánea.  Dropbox carece de esta funcionalidad, y si dos personas intentan trabajar sobre el mismo documento nos encontraremos con las incómodas  "copia conflictivas".

En una entrada del  blog  "The lawyerist" titulado "Is dropbox right for your practice?", Randall Ryder  parte de una primera afirmación: que Dropbox sea la herramienta de almacenamiento en la nube más popular no quiere decir que sea adecuada para tu despacho. Ryder establece una serie de cuestiones a tener en cuenta.
La primera: que Dropbox no sustituye a las debidas copias de seguridad en un disco duro externo. Está claro que si borras un documento de tu carpeta de Dropbox en el ordenador, desaparecerá de la nube y de los ordenadores con los que compartías el documento. Si accedes a Dropbox desde internet (en la nube), lo que elimines, muevas o modifiques, se sincronizará correspondientemente en tu equipo. Es algo bidireccional. En el caso de las copias de seguridad en disco duro externo, no hay tal comunicación bidireccional. No se sincronizan las carpetas. Simplemente creas un duplicado de tu información.

A continuación, Ryder desmitifica las ventajas de usar Dropbox para aquellos abogados que ejercen en despachos unipersonales ya que   entiende que no necesitan compartir archivos, abogados que usan un único equipo y que no acceden a sus documentos a través de tablets o smartphones.

Finalmente se centra en las cuestiones de seguridad, que sí nos parecen más lógicas y que a todos nos preocupan. Dada la popularidad de herramientas como esta o como Whatsapp, en general seguimos el razonamiento de "todos lo usan y no pasa nada" para, entre otras cosas, no leernos las condiciones legales. Pero lo cierto es que deberíamos prestar atención a varios elementos. Los archivos son encriptados, según puede leerse en las condiciones que aparecen en la web de Dropbox:

La seguridad de tu información es importante para nosotros. Cuando introduces información importante (como el número de tu tarjeta de crédito) en nuestros formularios, ciframos la transmisión de la información mediante la tecnología Secure Socket Layer (SSL).
Seguimos los estándares generalmente aceptados para proteger la información que nos envías, tanto durante la transmisión como después de recibirla. Sin embargo, ningún método de transmisión ni almacenamiento electrónico es seguro al 100%. Por lo tanto, no podemos garantizar una seguridad absoluta. Si tienes alguna pregunta acerca de la seguridad en nuestro sitio web, puedes consultar nuestra página de descripción general de seguridad o ponerte en contacto con nosotros en security@dropbox.com.
Otra posibilidad para mejorar la seguridad es el sistema de verificación en dos pasos, que podemos instalar de forma sencilla siguiendo estas instrucciones.
En cuanto a la privacidad de tus datos, esta es la información relevante:
Los empleados de Dropbox no pueden ver el contenido de los archivos que almacenas en tu cuenta de Dropbox. Solo pueden ver los metadatos de los archivos (por ejemplo, nombres y ubicaciones de archivos). Como la mayoría de los servicios en línea, tenemos un pequeño número de empleados que deben tener la capacidad de acceder a los datos de los usuarios por los motivos establecidos en nuestra política de privacidad (por ejemplo, por imperativo legal). Pero esto no es la norma general, sino una rara excepción. Tenemos una política estricta y controles de acceso técnicos que prohíben el acceso por parte de los empleados excepto en estas raras circunstancias. Además, empleamos una serie de medidas de seguridad físicas y electrónicas para proteger la información de los usuarios contra accesos no autorizados.
¿Hay  riesgos? Como dice la propia empresa, nada es 100% seguro. ¿Podrán los empleados de Dropbox acceder a mis archivos? También parece un caso absolutamente extraño y excepcional. Dependiento de cuál sea tu caso habrás de valorar si Dropbox es realmente útil para ti. ¿Compartes archivos con otros? ¿Usas distintos ordenadores? ¿Quieres poder acceder a tus archivos desde otros dispositivos móviles?
En este sentido, recordamos también el informe del Consejo General de la Abogacía y la Agencia de Protección de Datos sobre uso del cloud computing.
Para terminar, citaremos algunas alternativas a Dropbox:

  • Google Drive, ya mencionada. 
  • Wuala, ofrece cifrado automático y para algunos usuarios es una opción más fiable en lo que a respeto de la LOPD se refiere
  • Skydrive
  • iCloud
  • Sugar SYNC
  • En una categoría más amplia, no nos olvidamos de  aplicaciones como Evernote.
Son sólo algunos ejemplos, ¿nos ayudas a completar la lista?

Si te gustó esta entrada, tal vez te interesará leer:
-Aula de tecnología para abogados: introducción a wordpress

Imagen inicial: www.dropbox.com

2 comentarios:

  1. ¿De verdad esta web es de un colegio de Abogados? Dropbox y todas las alternativas mencionadas son ilegales segun la LOPD. En cuanto transfieres un documento que contenga alguna información personal estás violando la LOPD, las multas van de 60.000€ a 600.000€. ¿Por qué no buscas una alternativa española de almacenamiento en la Nube? Las hay y muy buenas. Mientras tanto busquemos abogados en California en no en Málaga pues es allí dónde te remite Dropbox en caso de conflicto. ¡Y no hablo de la privacidad de Dropbox porque tiene tela!

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  2. Muchas gracias por contribuir al siempre polémico debate sobre el almacenamiento en la nube. En nuestra entrada ofrecemos distintas alternativas para almacenar y compartir archivos en la nube, no obviamos las cuestiones relativas a privacidad y seguridad y está en la mano de cada uno saber qué tipo de documentos puede guardar en dichos sistemas. Apelamos y entendemos que se hará uso del sentido común en el empleo de cualquiera de estas herramientas, especialmente en el ámbito profesional. Enumeramos otras alternativas al final de la entrada, esperamos que cualquier otra sugerencia sea compartida con todos a través de los comentarios. Gracias de nuevo por leernos y participar.

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