26 de julio de 2013

La trinidad de la protección de datos

Autora: Celia Rueda Herrera,
Abogada especialista en Protección de Datos.

¿Estoy obligado a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos? ¿Y cómo lo hago? Las dos grandes preguntas al entrar en este submundo. Si en tu despacho trabajas con datos de personas físicas, difícilmente vas a poder escapar de la LOPD. Por eso, vamos a resumir en 3 puntos clave los grandes frentes que deberíamos tener cubiertos:

1. El Padre: Nuestra relación con la Agencia Española de Protección de Datos.

Ente de Derecho Público con personalidad jurídica propia, es la encargada de velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación. Lo cierto es que algunos la muestran como “la mala” en esta historia: controla, vigila, sanciona… pero como en toda buena relación que se precie, esta “mala” puede convertirse en un magnífico aliado a la hora de resolver dudas y es que, desde su creación, ha entendido que antes de sancionar es necesario inculcar una cultura de la intimidad y para ello pone a nuestra disposición estupendos materiales, a través de su página   www.agpd.es.
El primer acercamiento que debemos tener con ella es declararnos: contar que existimos y que, en nuestro pleno derecho, trabajamos con una serie de datos de carácter personal que tenemos organizados en uno o varios ficheros. Esta inscripción se debe realizar a través del formulario de Notificaciones Telemáticas a la Agencia Española de Protección de Datos (NOTA), a coste cero. Eso sí, si empiezas mal tu relación con la Agencia y no inscribes los ficheros, dicha actuación podrá ser catalogada como una infracción leve. 
Después, sólo habrá que recordar que, como ente revestido de autoridad, tiene amplias potestades en procedimientos sancionadores.

2. El hijo: Nuestro cliente.

El pilar fundamental en la regulación del derecho fundamental a la intimidad es la delimitación del ámbito de responsabilidad que asumimos al manejar los datos de las personas físicas que acuden a nosotros buscando asesoramiento o defensa. Como sujetos fundamentales en la aplicación de la norma, debemos ser conscientes de que la información es poder, pero, como todo poder, incumbe una responsabilidad, que es respetar la intimidad del cliente y utilizar los datos sólo cuando estemos habilitados. 
Y aquí se abren dos opciones:
  • a) Habilitación legal: si una norma me concede una potestad es porque quiere que trate con los datos necesarios para ejercerla. Así, un abogado de oficio, en el ejercicio de sus funciones, tiene que manejar datos del representado, puesto que de otra forma, su labor devendría imposible
  • b) Consentimiento: cuando nuestra relación se basa en la pura elección de nuestro cliente entre la variedad de ofertas del mundo jurídico, es el cliente quien debe prestar su consentimiento informado al tratamiento de los datos. Para ello, una opción satisfactoria es la redacción de una buena hoja de encargo, donde el cliente pueda leer y entender para qué les pedimos sus datos y cómo los vamos a utilizar.
3. El Espíritu Santo: Las relaciones con terceros.

No es la LOPD una ley estanco que nos permita realizar dos gestiones y dejar que una carpeta con nuestro Documento de Seguridad vaya cogiendo polvo en la estantería. Al contrario, ese flujo de datos constantes que ponemos en marcha cuando asumimos la representación de una persona física se debe producir de una forma ajustada a la ley. Y para ello, resulta fundamental la articulación de un clausulado jurídico amplio que abarque las relaciones que vamos a establecer. Puntos fundamentales del mismo serán las leyendas de información de LOPD, tan habituales en nuestros pies de correo y, sobre todo, el contrato de encargo de tratamiento, que nos permite apoyarnos en otros profesionales imprescindibles en nuestro esquema de trabajo.
Por lo demás, entrar en este mundo supone, además de abarcar una norma de obligado cumplimiento, ampliar la protección de tus defendidos y crear una marca presidida por el sentido común y guiada por un mandamiento: “No harás con los datos ajenos lo que no harías con los propios”.

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Imagen inicial tomada de: www.technoid.com.au

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