8 de enero de 2013

Nuevas tecnologías para abogados (IV): Google calendar

Lo primero de todo: ¡Feliz 2013! Os deseamos un fabuloso, productivo e interesante año, cargado de oportunidades y por supuesto con mucha salud (lo más importante, sin duda). Desde el blog os apoyaremos cada semana aportando novedades de todo tipo en el propósito de manteneros al día y contribuir a vuestra formación continua. Retomamos con esta primera entrada nuestra sección dedicada a las nuevas tecnologías. Y en este caso volvemos a recurrir a Google para hablaros de una de sus herramientas tradicionales, el calendario, que tan útil puede resultarnos a nosotros los abogados, siempre sometidos a plazos que cumplir y tener en cuenta. Desde Google nos presentan siete razones por las que usar Google Calendar, siendo fundamentales, por ejemplo, el poder acceder a tu agenda desde cualquier dispositivo, incluso sin conexión, el recibir avisos por SMS o email, el poder compartir tu agenda con otros, el poder enviar invitaciones a otras personas para los eventos de tu calendario y, algo fundamental, todo ello de nuevo de forma gratuita.

Como ocurre con las distintas herramientas que nos ofrece Google (de las que ya hemos hablado de las Alertas y de Google Places) tendrás que tener una cuenta con Gmail. Os incrustamos aquí un vídeo explicativo del canal en Youtube de Ganartiempo.com con los pasos para acceder a Google Calendar, crear y administrar calendarios (ya que puedes tener varios), crear eventos, etc.

A continuación os exponemos algunos pequeños trucos que os servirán para ganar en eficiencia, tanto si sois nuevos en Google Calendar como si ya lo veníais usando desde hace tiempo:
  1. Emplear atajos de teclado (shortcuts). Los atajos de teclado nos sirven para ganar tiempo en general. Google Calendar nos ofrece toda una serie de atajos, por ejemplo: pulsar la letra "c" de tu teclado para crear un evento. Puedes visualizat los distintos métodos abreviados de teclado en este enlace.
  2. Buscar una fecha en tu calendario. Si necesitas  saber qué hiciste en una determinada fecha, no te hace falta ir navegando hacia atrás de forma poco práctica en busca de esa fecha en tu calendario. Puedes habilitar "Ir a la fecha" (Jump to date) desde la pestaña de configuración simplemente haciendo clic en Labs, buscando esta opción y habilitándola para que dicha herramienta aparezca en adelante en tu calendario facilitándote las búsquedas en el futuro.
  3. ¿Qué tenemos para hoy? Si usas el calendario de Google para anotar todas tus citas, plazos, eventos, jornadas etc, y si además compartes calendarios con otras personas (por ejemplo con tu procurador) en ocasiones puede ser algo confuso discernir lo que tienes apuntado para cada día. Si pulsas en el botón Agenda que aparece sobre el calendario a la derecha, podrás tener un listado de los eventos planificados para el día en formato texto.
  4. Ocultar los fines de semana. Si estamos empleando el calendario exclusivamente para nuestra actividad profesional, quizá sea más útil ocultar los sábados y domingos de nuestro calentario. Para hacerlo, nos vamos de nuevo a configuración y en "General" marcamos la opción correspondiente:
  5.  Atenuar eventos pasados o eventos que se repiten semanalmente. Si quieres asegurarte de que los eventos más importantes (¡un plazo que se agota!) sean los que más destaquen en tu calendario a simple vista, en configuración general podrás seleccionar la opción de atenuar el brillo de los eventos pasados y/o de los eventos que se repiten cada semana:
Estos son sólo algunos ejemplos de las múltiples opciones de configuración que nos ofrece el calendario de Google. Os enlazamos aquí la página de ayuda de Calendar para poder continuar profundizando en las distintas opciones. Lo importante es sacarle el máximo partido como herramienta de productividad profesional y personal. Si queréis conocer algunas opciones para hacerlo, os enlazamos para terminar el artículo "Cómo ser más productivos con Google Calendar" de la web Muy Pyme.

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