22 de octubre de 2012

Buenas prácticas en la gestión del despacho: La hoja de encargo

Con independencia del tamaño de nuestro despacho, debemos siempre tener en cuenta que éste es una empresa y como tal, es importante incorporar buenas prácticas de gestión que nos ayuden a ganar en rentabilidad, productividad y eficacia. Aunque nuestro despacho sea pequeño, se hace vital, para poder crecer, que tengamos un mínimo de organización y de orden. Estas buenas prácticas de gestión, abarcan desde cómo organicemos nuestros expedientes, pasando por la decoración del bufete, hasta la manera de entrevistarnos con el cliente y de relacionarnos con él. 
Hoy nos vamos a referir, como parte fundamental de esta buena gestión, a la hoja de encargo, que es sin duda uno de los mecanismos de los que disponemos abogados y clientes para dar transparencia a la relación que nos vincula. Pese a lo importante y aconsejable que es incorporarla en nuestra relación con el cliente, son muchos los compañeros/as que no la usan, lo cual no deja de ser llamativo. Previsiblemente los motivos que hay detrás sean referidos al temor a los efectos contraproducentes que se crea pueda tener el proponer al cliente firmar tal documento. Siendo la relación abogado-cliente una relación de confianza ¿pudiera constituir una ofensa para el cliente el pedirle tal firma? ¿Atemorizará al potencial cliente el asumir un compromiso por escrito con su letrado? ¿Constituirá la hoja de encargo un problema a la hora de cobrar actuaciones no previstas inicialmente pero que se hagan necesarias en un momento dado en el proceso?

Veamos las razones fundamentales que aconsejan su uso y que hacen precisamente que los distintos Colegios de Abogados en nuestro país promuevan su uso:
  • Formaliza la relación cliente-abogado y hace prueba de la misma. El uso de la hoja de encargo sirve para poner por escrito el contrato de arrendamiento de servicios suscrito entre el cliente y su letrado/a. Reviste a la relación de un carácter más profesional y asegura que las partes son conocedoras de las obligaciones que asumen y de que se ha efectuado un encargo real de servicios que luego no se podrá discutir. Relegar este acuerdo a la forma puramente verbal incrementa sin duda el riesgo de impago al no poder acreditar de forma documental la existencia de ese vínculo contractual. Si a nuestros clientes les aconsejamos siempre poner las cosas por escrito, ¿por qué no lo hacemos los abogados cuando somos nosotros quienes suscribimos el contrato con nuestros clientes?
  • Transparencia y nitidez. La hoja de encargo dota a la relación abogado-cliente de una necesaria transparencia que el propio cliente sabrá apreciar. La propia Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia, en su artículo 37, establece que "el ciudadano tiene derecho a conocer previamente el coste aproximado de la intervención del profesional, de la forma de pago" y a un "presupuesto previo" que contenga estos extremos, añadiendo que, para ello, "se regulará adecuadamente y fomentará el uso de las hojas de encargo profesional". Con la hoja de encargo cumplimos así con nuestra obligación de informar al cliente con claridad, desde el principio de la relación, las obligaciones recíprocas de ambas partes, y las posibles incidencias que pudieran presentarse. En la hoja habremos de especificar el objeto, plazos, la provisión de fondos y la posible condena en costas, junto con nuestros honorarios, detallando los correspondientes para todos los posibles recursos a que hubiera lugar en su caso, y su correspondiente ejecución. Todo ello con una redacción sencilla, sieno fundamental especificar en ella que todas las eventualidades que no pudieran preverse serán minutadas aparte siguiendo los criterios que establece el Colegio de Abogados. El cliente debe saber deberá abonar los honorarios devengados, con independencia del resultado del proceso,pues la obligación que asume el abogado es de medios y no de resultados, generando el derecho a la percepción de los honorarios se pierda o se gane el pleito.
  • "Educar" a los clientes en buenas prácticas. Si acostumbramos a los ciudadanos a esta práctica y a la de la provisión de fondos, la propia sociedad aprenderá a relacionarse con sus abogados, y nosotros tendremos menores dificultades y riesgos a la hora de encontrarnos con posibles impagos.
  • Uso en otros países. Es práctica común en otros paises y por tanto no debemos temer emplearla con nuestros clientes extranjeros. Por ejemplo, en Reino Unido existe la figura de la client care letter, una carta dirigida al cliente en la que el solicitor le informa claramente de sus tarifas, de las obligaciones asumidas, del derecho aplicable, etc. Esta carta ha de devolverla firmada el cliente confirmando así su conformidad con los términos de la relación entre ambas partes.
Teniendo en nuestra mano un mecanismo tan sencillo como eficaz para regular nuestra relación y facilitar el cobro del trabajo realizado, dificultando la posibilidad de que nuestros honorarios sean impugnados, no se comprende que aún sean muchos los compañeros/as que no la tienen incorporada como forma habitual de proceder. Nada nos asegura 100% que vayamos a cobrar un asunto, pero en nuestra mano está el allanar el camino estableciendo desde la primera entrevista las pautas que van a regir nuestra relación contractual.

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